ココアップズ株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する「KumAIさん」（以下「本サービス」といいます。）における個人情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定めます。当社は、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令を遵守します。
1. 事業者情報
- 事業者名：ココアップズ株式会社
- 所在地：〔 住所を記入 〕
- 個人情報保護管理者：村山 大輔
- お問い合わせ窓口：kumai@kokoupz.com
2. 取得する個人情報
当社は、本サービスの提供にあたり、次の個人情報を取得します。
- アカウント情報（氏名、メールアドレス、所属、権限等）
- 契約・請求に関する情報（会社名、担当者、連絡先、支払方法に関する情報等）
- 利用者が本サービスに入力・アップロードするデータに含まれる個人情報（社員・取引先の氏名、連絡先等を含むことがあります）
- 利用状況に関する情報（操作ログ、アクセス情報、Cookie等）
3. 利用目的
当社は、取得した個人情報を次の目的で利用します。
- 本サービスの提供、本人確認、認証及びアカウント管理のため
- 書類の生成・社内情報の検索等、本サービスの機能を提供するため
- 料金の請求・決済のため
- お問い合わせ・サポート対応のため
- 本サービスの品質向上、不正利用の防止、障害対応のため
- 重要なお知らせ等の連絡のため
4. 第三者提供
当社は、法令に定める場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供しません。
5. 外部サービスの利用・業務委託・外国への提供
当社は、本サービスの機能（文書の生成、社内情報の検索等）を提供するため、外部の生成AI・クラウドサービス（例：OpenAI社、OpenRouter等）を利用します。この過程で、利用者が入力・アップロードしたデータ（個人情報を含むことがあります）が、これらの事業者のサーバー（日本国外に所在する場合を含みます。）に送信・保管されることがあります。
- 当社は、これら外部サービスを、利用者のデータをAIモデルの学習に使用しない条件で利用するよう努めます。
- 外国にある第三者への提供にあたっては、関係法令に従い、必要な情報提供・措置を行います。移転先の国名・当該国の制度等の詳細は、お問い合わせ窓口までご請求ください。
- 当社は、業務委託先に対し、契約等により適切な監督を行います。
6. 安全管理措置
当社は、個人情報の漏洩・滅失・毀損の防止その他の安全管理のため、次の措置を講じます。
- 契約企業（テナント）ごとのデータの分離
- 通信の暗号化、アクセス制御及び認証（多要素認証を含む）
- アクセス権限の最小化、操作記録（監査ログ）の取得
- 取扱う従業者に対する教育・監督
7. 保有個人データの開示・訂正・利用停止等
本人は、当社が保有する個人データについて、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去及び第三者提供の停止を請求できます。ご請求は、上記お問い合わせ窓口までご連絡ください。当社は、法令に従い適切に対応します。
8. 保存期間及び削除
当社は、利用目的の達成に必要な範囲で個人情報を保有し、利用契約の終了（退会）後は、法令及び当社の定める期間経過後に、顧客データ及び外部サービス上の関連データを削除します。
9. Cookie等の利用
本サービスは、ログイン状態の保持やサービス改善のためにCookie等を利用することがあります。
10. 本ポリシーの改定
当社は、必要に応じて本ポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、本サービス上での掲示等により通知します。
11. お問い合わせ窓口
- ココアップズ株式会社 個人情報保護管理者：村山 大輔
- メール：kumai@kokoupz.com
制定日：2026年〔 〕月〔 〕日 ／ ココアップズ株式会社